Перед ответом на вопрос, нужно поприветствовать клиента и представится, пример:

"Здравствуйте!
Я, Имя юриста, юрист ICQ-консультации."

Затем во избежания недоразумений желательно повторить вопрос, пример:
"Ваш вопрос:
Скажите пож как правельно отправить претензию по почте и как правельно указать срок ее выполнения?"

Затем дать ответ начиная со слова ответ, пример:
"Ответ:
Претензию нужно отправлять по почте заказным письмом с описью вложения."

Пример ответа в целом:
Здравствуйте!
Я, Лебедев Антон, юрист ICQ-консультации.

Ваш вопрос:
Скажите пож как правельно отправить претензию по почте и как правельно указать срок ее выполнения?

Ответ:
Претензию нужно отправлять по почте заказным письмом с описью вложения.